Recentemente, fui eleita síndica orgânica e senti na pele a dificuldade de gerir um condomínio sem contar com um histórico organizado dos documentos. Isso me levou a perceber a importância de trazer à tona este tema.
Com efeito, realizar a gestão documental, ainda que trabalhosa, proporciona uma gestão mais transparente, eficiente e eficaz.
Ademais, no futuro os novos gestores consultarão essas informações, proporcionando agilidade, economia de tempo e dinheiro. Além disso, se guardados de forma digital facilitarão o procedimento como um todo.
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Como pode ser feito essa gestão documental?
Primeiramente, deve-se separar os documentos que não estiverem inseridos nos balancetes para que sejam identificados e arquivados por categorias. Ou, quando for o caso, expostos em um quadro de avisos do condomínio.
Como exemplos de categorias podemos citar:
- Documentos de Instituição (Convenção, CNPJ, plantas da edificação, manual da construtora);
- Documentos Trabalhistas (escala de trabalho dos funcionários, PGR e PCMSO, comprovantes de entrega de EPIs e uniformes, advertências e suspensões);
- Certificados, Inspeções e Manutenções (AVCB- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, RIA-Relatório Anual de Inspeção dos Elevadores, certificado de brigada de incêndio, limpeza de caixa d’ água, dedetização e planilha das manutenções);
- Lista de Moradores;
- Contratos (seguro, administradora, assessoria jurídica, elevadores, portaria remota);
- Atas e Prontuários das Unidades (advertências, multas).
De observar que o rol acima é meramente exemplificativo e deve ser adequado ao perfil do condomínio. Contudo, o síndico deve se atentar ao bom senso e realizar a gestão documental de forma fácil de identificar cada categoria e o acesso rápido ao documento desejado.
No entanto, no caso de guarda dos arquivos na forma impressa, o ambiente deve ser seguro e protegido contra umidade, intempéries ou subtração indevida. Embora a guarda dos documentos seja uma obrigação do síndico, ele não pode armazenar os arquivos na própria casa ou tão pouco em seu computador pessoal.
Na hipótese de digitalização dos documentos impressos, para que eles produzam os mesmos efeitos legais dos originais, é necessário que sejam observados os padrões técnicos previstos na Lei 12.682/2012, como a integridade e a confiabilidade dos documentos, legibilidade, cor, resolução, possibilidade de leitura através de outros sistemas etc.
Tempo de manutenção e descarte dos arquivos
De certo que haverá uma constante atualização e cuidado para evitar acúmulos desnecessários. Nesse ponto, o síndico deve se atentar a tabela de temporalidade de guarda dos documentos e contar com apoio jurídico para evitar o descarte de provas que, eventualmente, possam causar prejuízos ao condomínio.
Tanto o armazenamento como o descarte dos documentos que contenham dados pessoais, deve ser realizado em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Por fim, cabe observar que, tanto o armazenamento como o descarte dos documentos que contenham dados pessoais, deve ser realizado em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para evitar o tratamento de dados pessoais de forma ilícita ou o descarte inadequado que, por si só, representa um incidente de segurança.
Valzira Souza | Advogada
