A assembleia é uma reunião de pessoas com interesses em comum, que tem como objetivo discutir determinados temas pertinentes ao grupo. No âmbito condominial, a participação de todos é essencial para o bom funcionamento da gestão. No entanto, existe um grande desafio: tornar esse encontro atraente a comunidade. Para tratar sobre isso, a Cond TV convidou os síndicos profissionais Renato Retz e Frederico Barra. “Como tornar as assembleias condominiais mais atraentes.”

O movimento de uma assembleia se torna ainda mais necessário levando em consideração que serão expostos os maiores questionamentos do dia a dia do condomínio. Assim como é feita, por meio do síndico e conselho, a prestação de contas da gestão condominial. Mas a assembleia começa bem antes de todos se reunirem. 

A assembleia

A assembleia é essencial para o planejamento de ações de um condomínio, é importante que todos entendam isso. Assim como a assembleia deve ser atrativa para cada vez mais pessoas se interessarem pelas discussões.

O síndico Renato Retz conta como deve ser a preparação para a assembleia. Na pré assembleia você deve ter os tópicos e os pontos a serem discutidos. Ele ressalta que os temas devem ser pontuais. Sem exageros nas pautas, pois isso pode tornar a assembleia longa e cansativa. O ideal é selecionar os assuntos mais pertinentes ao momento.  É interessante, ainda,  colocar pautas polêmicas para discussão nas assembleias, pois isso atrai os condôminos. Como o assunto das vagas de garagem, por exemplo, que sempre chama a atenção da maioria.

Fernando Barra fala o quanto a gestão participativa é importante, não só nas assembleias. Fazer do condômino peça fundamental do dia a dia da gestão condominial. Assim, o condômino se sente importante. Fazer perguntas, buscar soluções e tornar esse processo mais simples simplifica todo o processo.

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A assembleia começa bem antes da reunião

Inserir a cultura da assembleia curta é um ponto crucial para maior participação nessas reuniões. Muita gente reclama do tempo estendido das assembleias. Isso incomoda os condôminos. Vale também trazer os assuntos polêmicos antes, logo no início da assembleia, para chamar a participação de todos.

No momento, no convite para a assembleia, é estipulado que sejam apontadas as pautas que serão discutidas. É importante fazer esse convite, previsto em convenção, com alguns dias de antecedência, para as pessoas se programarem da melhor forma.

Antes de chegar efetivamente à assembleia, é essencial, também, que o síndico faça a prestação de contas mensal. Com as adaptações que foram necessárias durante a pandemia, administradores e gestores implantaram sistemas automatizados para a função. Como apps e sites que podem ser acessados para conhecimento das contas do condomínio pelos moradores. Manter todos os condôminos atualizados e participando da gestão é o trunfo.

O síndico Frederico Barra ainda ressalta que otimizar a assembleia pode poupar tempo e paciência dos presentes. As principais dúvidas das pessoas podem ser sanadas ainda antes dessa grande reunião, por conversas diretas ou até mesmo através de sistemas automatizados. Sendo assim, deixa claro para os condôminos que a assembleia é para cumprir um dever e discutir questões complexas pode deixar tudo mais eficiente.

O conforto do condômino na assembleia

Existem síndicos que se preocupam com o ambiente da assembleia. A preocupação com o bem-estar dos condôminos conta muito e pode facilitar todo o processo. A pessoa não vai querer estar em um ambiente desconfortável. O Síndico Renato comenta sobre a presença de bebidas e tira gostos nas reuniões. De acordo com ele, ter um cafezinho, um refrigerante e até mesmo algum aperitivo pode tornar a assembleia mais leve.

“Você não precisa deixar um clima tão pesado, pois daqui a alguns minutos vai ter um café com todo mundo. Então para quê deixar o clima ruim se isso não é necessário” pontua Renato.

Frederico complementa dizendo que muitas pessoas têm vergonha de falar durante a assembleia em si, ou até mesmo não se sentem à vontade. No entanto, no momento da confraternização, onde se reúnem os grupos para conversar e tomar algo, acabam surgindo as questões pertinentes à comunidade condominial que passaram batido. Descontrair temas mais complexos pode fazer total diferença na hora da resolução do problema. 

Como tornar as assembleias condominiais mais atraentes

Dinâmicas de descontração também são apontadas pelos síndicos como uma forma de quebrar o gelo inicial da assembleia, para, assim, deixar os condôminos mais ligados à reunião e ao mesmo tempo, menos tensos.

Outra questão que gera incerteza da participação de muitos condôminos nas assembleias são as crianças. Muitos pais não conseguem deixar as crianças com outras pessoas para participarem da reunião. Dessa forma, é interessante que exista uma brinquedoteca com algum adulto responsável para tomar conta das crianças enquanto os pais discutem a assembleia. Contudo, é uma maneira de tranquilizar os condôminos sobre seus filhos também, afirma Frederico.

Portanto, a partir da particularidade de cada condomínio, é possível analisar se as soluções e dicas dos especialistas se aplicam a sua comunidade condominial. Nem sempre vai ser algo tão simples chamar condôminos para uma reunião, mas é dever do síndico fugir da mesmice e tornar esse processo mais atrativo para todos.

“Como falamos aqui, esta prestação de contas é muito importante. E ela não precisa ser apenas anual. Ela pode ser cíclica. Incentive que as pessoas participem da assembleia. Para que as pessoas possam conviver e conhecer seus vizinhos também.” finaliza Frederico.

Dessa forma, a vida em condomínio é baseada em coletividades, a boa convivência dos presentes é a chave para uma comunidade saudável. Por fim, é importante saber que todos ali são iguais diante seus direitos e deveres. Todos devem conhecer as convenções e os regimentos internos. 

Uesley Durães com colaboração do Programa Condomínio em Pauta | Cond TV