“Não adianta ter um mapa com as direções erradas”

Em conversa com um Advogado de condomínios, ele abordou uma colocação reflexiva: “nada adianta ter um mapa com direções erradas”.

Associei esta frase a temas que vem sendo citados constantemente na Gestão Condominial, por vezes sem fundamentação, sem conceitos, sem testes, sem aplicação na prática, com ausência de formação e isto passa a ter efeito manada, por mera repetição ou modismo.

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Dentre os temas destaco:

  1. Para que existam Controles Internos: é preciso haver documentação proba, previsão orçamentária confiável, demonstrativos de recebimentos e de pagamentos claros, classificações corretas, o trabalho em conjunto com a Contabilidade/Administração e o acompanhamento da Auditoria Contábil.

Além do que, quem executa como a Contabilidade/Administradora, não deve realizar conferência contábil-financeira (fere a independência) e nem o Síndico pode monitorar essa área, por ser o responsável (conflito de interesses).O conselho fiscal, por sua vez, só pode efetuar constatações em nível de controle interno se houver formação (Bacharel em Ciências Contábeis) e experiência em Auditoria em condomínios.

2. Para que o sistema da Governança seja instituído, o condomínio precisa desenvolver a cultura de regras, de responsabilizações de todos os agentes envolvidos e um processo de comunicação que alcance os 4 pilares abaixo com o monitoramento da Auditoria (vou explicá-los com exemplos):

  • PILAR DA TRANSPARÊNCIA: informações/relatórios confiáveis (Exemplo: a Auditoria confere a classificação das contas e suas conformidades).
  • PILAR DA EQUIDADE: tratamento justo e isonômico (Exemplo: a Auditoria monitora riscos trabalhistas, como a análise de equiparação salarial para colaboradores).
  • PILAR DA PRESTAÇÃO DE CONTAS: identificação da atuação do gestor e de sua equipe de trabalho de forma tempestiva. (Exemplo: a auditoria recomenda o que deve ser aplicado, atualizado, como temos a partir de Maio de 2021, a possibilidade de redução de custos com a folha de pagamento dos condomínios, através da adesão à “medida provisória do Governo Federal”).
  • PILAR DA RESPONSABILIDADE: comprometimento dos agentes de governança para que a entidade – neste caso o condomínio, alcance seus objetivos. Exemplo: a auditoria analisa a atuação do Síndico, do Conselho, da Administradora, de Prestadores de Serviços etc.

3. Do ponto de vista do Compliance em condomínios, ele ocorre por áreas (compliance contábil-financeiro, compliance trabalhista, compliance tributário, etc.),porque diferentemente de uma empresa, a maioria dos condomínios não possui estrutura para manter (controles internos, governança, auditoria contínua (preventiva), assessoria jurídica e compliance officer). Além do que, o compliance, é um estado e não um certificado.

Por isto, tenho me dedicado para que os condomínios tenham um diagnóstico de qual área apresenta mais risco e assim iniciam-se os escritos dos procedimentos por áreas (o que difere de condomínio para condomínio); contudo, antes do avanço nos temas 1, 2 e 3 é preciso cuidar do BÁSICO, efetuando a juntada de documentos confiáveis, alinhando as demandas com a Contabilidade/Administradora/Conselho, contratando os Especialistas necessários em cada área e revisando a previsão orçamentária, uma vez que os recursos existem, tudo depende de como eles estão alocados.

Michele Lordelo
Michele Lordêlo
CEO do Grupo Lordêlo;