O que dizer de uma pasta de prestação de contas, com orçamentos, pagamentos e saldos conferidos? Na visão de um não auditor, pode estar tudo conforme. Inclusive com a aprovação das contas na Assembleia. Mas é preciso saber diferenciar erros de fraudes em condomínio para evitar problemas.
Bem como, uma cotação para a contratação de um prestador de serviços/obras, se inicia com o objetivo do desembolso, com a verificação das empresas, e também com a formulação do escopo.
Contudo uma fraude comum e pouco perceptível em condomínios, diz respeito ao conluio com a intenção de apresentação de orçamentos contestáveis e que não trazem valores compatíveis com a contratação.
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Omissão de recebimentos de quotas condominiais
Outra fraude que demanda atenção é a omissão de recebimentos de quotas condominiais. Com recebimentos via PIX, máquinas de cartão de crédito, e em dinheiro (ou seja, na porta do condômino ou da administração da edificação). A auditoria, através de testes, consegue identificar que recebimentos de quotas condominiais não estão sendo alocados nas contas do condomínio.
Então na auditoria utilizo a Norma Técnica de Contabilidade, para a composição do Relatório de Auditoria que diferencia inclusive, o erro (ato involuntário, desatenção, interpretação equivocada), da fraude contábil (ação de manipulação, adulteração via ato intencional).
A prestação de contas se faz necessária em qualquer caso
Mesmo não tendo obrigatoriedade de escrituração contábil em condomínios, o básico dos controles precisa ser implementado. Dessa forma, os desvios podem começar nos orçamentos, classificações erradas, ausência de
identificações de pagamentos/recebimentos nos extratos bancários, dentre outros.
O Condomínio, o Síndico, o Gestor e o Coletivo precisam tomar a decisão de que tipo de proteção será dada para a prestação de contas. Não há que se falar em:
– Tenho uma contabilidade/administradora, não preciso de auditoria;
– O Conselho Fiscal vai fazer verificações para não precisar contratar Auditoria;
– O Síndico demonstrou de forma transparente sua gestão e não será preciso auditoria.
A auditoria deve ser prestada por alguém especializado
Em nenhuma dessas situações temos a ação independente. Logo, todos devem saber que somente um auditor, Bacharel em Ciências Contábeis, poderá possibilitar o caráter da independência e do monitoramento da prestação de contas e assim detectar fraudes contábeis em condomínios.
A Auditoria em Condomínios não advém de uma cultura impositiva, portanto, penso que cada agente (condômino, conselho, síndico, gerente, administradora de condomínio) deve estar cercado de constatações da ausência de pendências na prestação de contas. Bem como, isso depende de conhecimentos específicos, por mais desejo, boa vontade e esforço que seja feito.
A eficiência na constatação de problemas
De acordo com as auditorias, em 99% dos casos existem erros. E no mínimo 1/3 dos condomínios que passaram por auditoria, apresentaram fraudes. Em conclusão, é possível concluir que o risco assumido pela não contratação da auditoria é alto. Mesmo para contas aprovadas em Assembleias.