Os condomínios precisam ficar atentos para não serem surpreendidos com multas aplicadas pela Receita Federal. A Receita Federal, através da IN RFB Nº 2.043, de 12/08/2021, incluiu os Condomínios na obrigatoriedade de fazer a transmissão mensal da Declaração intitulada “Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf)”.

Essa declaração consiste em informar para a Receita Federal todas as Notas Fiscais de serviços tomados pelo Condomínio, sujeitos a retenção de INSS. 

Assim, o Síndico como responsável pelo Condomínio tem a obrigação de informar à Receita Federal todos os serviços que foram executados no prédio, mês a mês. Mas, o que precisa ficar claro nesses casos é que a informação deve ser transmitida à Receita Federal no mês seguinte à emissão da Nota Fiscal, e não no seu pagamento. 

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Isso é importante dizer porque os Condomínio fazem a sua contabilidade pelo regime de caixa, ou seja, como prestação de contas dos valores pagos ou recebidos efetivamente. Muitas vezes o Síndico se preocupa apenas com o pagamento ao prestador do serviço e, na maioria das vezes, quando o pagamento ocorre, já passou o prazo da entrega da declaração, eis que leva em consideração a data da emissão da Nota Fiscal.

Quando a declaração não é entregue dentro do prazo – dia 15 do mês seguinte ao da emissão da NF – o Condomínio estará sujeito a pagar a multa por atraso na entrega da declaração:

a) 2% (dois por cento) ao mês calendário incidentes sobre o valor dos impostos retidos informados na declaração, limitada a 20% (vinte por cento).

b) R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas.

O § 2º do art. 7 da IN 2043, deixa claro que independente dos valores acima, a multa mínima a ser aplicada por mês de atraso ou envio de informações incompletas, será de R$ 500,00 (quinhentos reais), ou se deixar de apresentar a escrituração no prazo fixado ou apresentá-la com incorreções ou omissões.

Entendemos, porém, que quando o Síndico terceiriza a atividade contábil para uma empresa de contabilidade, terceiriza também todas as obrigações que sejam necessárias para o Condomínio se manter em ordem junto aos órgãos fiscalizadores.

No entanto, não podemos esquecer que a empresa de contabilidade não tem condições de ter as informações necessárias para preencher a Declaração e enviar à Receita Federal. Portanto depende totalmente das informações repassadas pelo Síndico, que é o responsável por quaisquer multas que o Condomínio venha a receber.

Conclui-se, então, para que o Condomínio não venha a ser surpreendido com multas fiscais, o melhor é que haja uma boa interação entre o Síndico e a empresa de contabilidade para que todos os documentos sejam encaminhados diariamente e não haja surpresas e o Condomínio fique em dia com o Fisco.

Vanessa Belusso de Oliveira | Diretora da Divisão Empresarial do Grupo Uptime