Qual a importância do livro de ocorrências?

Um especialista listou os principais tópicos que devem constar no relatório

O Livro de Ocorrência, em suma, é um documento de registro de fatos e rotinas de um condomínio e que tem valor jurídico. Trata-se do registro de eventos e informações relevantes sobre o que aconteceu no turno de determinado colaborador. A padronização da forma de registrar os dados vai dar resposta ao que precisa ser feito, além de esclarecer os acontecimentos. Mas, afinal de contas, o que deve constar nos relatos do livro de ocorrência? Wlauder Robson, doutor em ciências policiais de segurança e especialista em segurança de condomínios, numerou itens e deu dicas para otimizar esse processo. Qual a importância do livro de ocorrências?

O relato se inicia com o lançamento da data e horário do início do serviço. O nome completo do colaborador e seu cargo dentro do condomínio. Além disso, deve constar a declaração de ciência das informações contidas no relatório do turno anterior e outra afirmando que verificou todos os materiais do posto e que estes estão em ordem. Vale lembrar que o livro deve ser preenchido com letras de forma e legíveis.

_________________________________________________________________________________________________________________

Talvez você tenha interesse:

_________________________________________________________________________________________________________________

Itens do livro de ocorrência

Os itens que devem constar no relato são: defeito ou quebra, ordem recebida, pendência, constatação e ocorrência. A sequência de dados deve ser escrita diariamente, tendo ou não o fato gerador. Se não houver fato gerador, o colaborador deve escrever “sem novidade” na frente do item.

No item defeito ou quebra, a pessoa deve indicar os fatos relacionados aos equipamentos de segurança. Desse modo, mencionando qual o equipamento, a quem comunicou o evento e outras providências que adotou.

O tópico ordem recebida deve ser utilizado para aquelas determinações de curto prazo. Mencionando quem deu a ordem e o que deve ser feito. Esta prática evita o esquecimento e evidencia o cumprimento da deliberação. Por exemplo, se a ordem for para ser cumprida durante o final de semana, ela deve ser reproduzida em todos os relatórios desse período.

Já o item pendência está relacionado àquilo que deveria ser feito durante o turno do serviço, porém, por algum motivo, não foi realizado. Por exemplo, a encomenda não foi entregue pois o morador estava viajando, essa pendência não pode ser esquecida, por isso, tem que ser registrada no livro de ocorrências para que os colaboradores dos turnos seguintes tenham conhecimento da questão.

O ponto constatação, por sua vez, está relacionado a uma verificação ou uma informação relacionada a um fato que demanda de uma ação de manutenção. Por exemplo, um condômino informou à portaria que a lâmpada do hall de serviço está queimada.

No item ocorrência, o tópico deve conter o relato resumido do evento. Na área de ocorrências as seguintes perguntas devem ser respondidas: quando? onde? quem? e, por fim, como o fato aconteceu.

Finalizando o preenchimento

Ao final da confecção do relato o colaborador tem que assinar e fazer dois vistos horizontais. Contudo, deve ficar claro ao colaborador que ele não deve deixar espaços em branco no livro de ocorrência.

Para facilitar a reprodução desta rotina o especialista recomenda que o modelo de preenchimento do relatório deve ser colocado na contra capa do livro. O zelador deve ler o livro de ocorrências e o colaborador deve ser orientado para que, na quebra ou defeito de um equipamento, essa informação seja divulgada de forma rápida.