E quais suas melhores práticas aplicadas dentro do condomínio
A auditoria tem como principal objetivo, acompanhar e avaliar se os processos operacionais dos condomínios estão de acordo com políticas estabelecidas pela administração, visando o correto registro das transações, segurança das informações processadas e que as prestações de contas em conjunto com as demonstrações contábeis, não contenham distorções relevantes. Vale lembrar que não é comum que o auditor verifique 100% das operações realizadas pelo condomínio, ao determinar a extensão de um teste de auditoria ou método de seleção de itens a testar, o auditor pode empregar técnicas de amostragem, como procedimento conforme definido nas Normas Brasileiras de Contabilidade.
Muitos condomínios apresentam somente o demonstrativo de entradas (recebimentos), representadas pelas cotas de condomínio e saídas (pagamentos) ocorridos no mês, sem apresentar a posição patrimonial em uma determinada data base, fato que se efetuado, facilitaria o entendimento sobre a saúde financeira do condomínio.
Processo de Seleção de Fornecedores
Outro ponto que vale destacar é o processo de seleção dos prestadores de serviço e compra de materiais com relação aos valores e a capacidade do fornecedor honrar com o que foi proposto. Em nossa opinião, todos os condomínios a fim de dar maior transparência aos procedimentos para contratação de serviços ou compra de materiais de uso comum aos condôminos, para casos de compras em que não se tenha um fornecedor exclusivo e/ou contrato, se faz necessária a formalização de cotação com no mínimo 3 fornecedores. Esse procedimento, auxilia a dar maior visibilidade e formalização aos processos rotineiros de um condomínio.
Cabe salientar que nem sempre a proposta que apresenta o menor valor, é a que deve ser contratada, mas quando isso ocorrer a administração deve justificar a escolha. Já identificamos casos em que a proposta vencedora apresentava um escopo reduzido com relação as outras propostas e naturalmente o valor era o menor. (Fiquem atentos).
Ao submeter a prestação de contas para auditores, o síndico ficará isento de suas responsabilidades?
As responsabilidades do síndico dependem da forma de gestão adotada pelo condomínio e não pelo fato do Condomínio ter sido auditado.
Existem três formas de gestão que podem ser praticadas:
– Autogestão
– Cogestão
Terceirização.
Somente na terceirização há a transferência da responsabilidade, neste processo, ocorre a eleição da própria administradora do condomínio como síndico, assumindo então a total responsabilidade, administrando e representando legalmente o condomínio.
Enfim quais são as vantagens de um condomínio submeter as suas contas à uma empresa de auditoria?
De forma bem objetiva a principal vantagem é a prevenção de erros que de alguma forma possam comprometer a estrutura financeira e patrimonial do Condomínio, em seguida o trabalho de auditoria quando bem feito, também pode constatar se as políticas internas estão sendo seguidas de acordo com a convenção e o regimento interno (se houver).
Sempre que solicitarem uma cotação de serviços de auditoria, inspecionem se a empresa está devidamente registrada em órgão competente e os responsáveis pelos trabalhos (sócios) possuem certificação para exercer tal função (CRC Ativo).
Auditor Condominial
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