A prestação de contas é o produto final do condomínio, a parte palpável da gestão e verificável por parte dos condôminos. Normalmente nos condomínios, quem produz a pasta de prestação de contas é a administradora, porém é importante ressaltar que a responsabilidade sempre é do síndico. Sempre faço questão de reforçar que o síndico pode transferir as funções administrativas, mas nunca as suas responsabilidades!
Os síndicos, normalmente, utilizam a prestação de contas feita pela administradora, que é uma prestação padrão. Dessa forma, eles não costumam verificar a fundo o que foi apontado e não modificam e personalizam o demonstrativo.
O síndico, por ser o responsável pela prestação de contas, precisa analisar com muito cuidado cada lançamento, cada conta contábil e como as despesas são descritas. Ele precisa também ter o domínio total do que foi demonstrado para poder explicar aos condôminos, seja em assembleia ou quando surgir questionamentos pontuais.
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Como fazer a prestação de contas?
É necessário que a pasta de prestação de contas seja feita de forma clara e com fácil entendimento para que a maioria dos condôminos consiga entender. Para isso, sugerimos o uso de gráficos, demonstrativos analíticos e sintéticos, além de planilhas para acompanhamento evolutivas de contas contábeis.
Sem esquecer da padronização no lançamento. Todos os lançamentos devem seguir um padrão, como, por exemplo: nome da conta contábil, número da nota fiscal, nome do fornecedor e mês de referência. Cada lançamento deve ter a nota fiscal ou documento correspondente para verificação.
Todo esse trabalho para ser eficaz, inicia-se com um Plano de Contas bem definido. Além da criação da burocracia entre síndico e administradora, para que cada lançamento esteja perfeitamente enquadrado no plano.
O uso da tecnologia de ponta colabora muito para a assertividade da classificação, uma vez que o fornecedor padroniza os lançamentos recorrentes e estes já podem se tornar um pré-lançamento (dependente apenas de aprovação por parte do analista). Em um perfil de condomínio padrão, que não esteja em obra, mais de 90% dos lançamentos são recorrentes.
As pastas de prestação de contas são a base para elaboração da previsão orçamentária do próximo exercício. Desta forma, possíveis classificações erradas, se tornam armadilhas para erros na previsão. Este é mais um motivo para que o síndico trate com muito cuidado cada detalhe/lançamento existente na pasta.
Quando é correto prestar contas?
Segundo o Código Civil, no seu artigo VIII, o síndico deve prestar contas à assembleia, anualmente ou quando exigidas. Porém, o costume (que é o considerado correto pelos especialistas) é a prestação de contas mensal por meio da pasta disponibilizada a todos os condôminos, assim, de imediato esclarecendo quaisquer dúvidas que possam existir.
Vale salientar que a grande maioria dos condomínios tem um conselho fiscal (segundo o Código Civil ele não é obrigatório). No caso de existir, sua função é dar o parecer sobre as contas do síndico. Na prática, funciona ou deveria funcionar, como uma espécie de auditoria, verificando todos os números, contas e gastos durante a gestão do síndico.
É válido abordarmos um assunto perigoso para os condomínios, num cenário onde o conselho fiscal não cumpre seu papel e o síndico ou até a administradora ficam sem supervisão, o que é um risco alto, se tratando da volumetria de dinheiro manejado, além dos grandes problemas que podem surgir, como, por exemplo, os não pagamentos de tributação.
Condômino pode e deve supervisionar
Não podemos esquecer que, embora tenhamos um síndico e que, em alguns casos, possuímos uma administradora e um conselho fiscal, os condôminos são os sócios do empreendimento, tendo o total direito de supervisionar e fiscalizar o que está sendo feito. Hoje em dia, o uso de sites e aplicativos que disponibilizam a pasta de prestação de contas mensalmente facilitam o envolvimento da coletividade.
O acompanhamento do previsto x realizado deve ser feito constantemente. Lembrando que a previsão não é exatidão e muitas vezes será necessário fazer alguns ajustes, sejam eles: cortes de custos ou arrecadação de mais dinheiro. Alguns custos podem ser cortados pelo síndico diretamente, porém, custos que envolvem o funcionamento da operação do condomínio ou necessidade de arrecadação financeira, devem ser discutidas e deliberadas pela maioria dos condôminos em assembleia-geral.
Por fim, é crucial o controle de pagamentos recorrentes. Principalmente em tempos de crise, onde muitos condomínios sofrem com a inadimplência, o que coloca suas perspectivas de gastos em risco. Infelizmente, poucos síndicos e conselheiros têm o hábito de realizar.
Ricardo Karpat | Administrador, Consultor do segmento condominial, Diretor da Gábor, Certificação Síndico 5 Estrelas.
