A saber, em março deste ano foram veiculadas matérias em sites on-line* que apontaram indícios de atos lesivos contra 40 Condomínios de São Paulo. No caso, os valores que estavam sob a guarda de uma Administradora não devolveram aos Condomínios.
Associando ao caso em tela com indícios de fraude, é importante destacar que a fraude indica (ação de manipulação, adulteração via ato intencional). Já o erro contém (ato involuntário, desatenção, interpretação equivocada).
Sendo confirmados esses indícios, de certo, todo esse processo, não ocorreu de um dia para o outro. Diversas ações traçadas de médio e longo prazo pelo(s) autor(es), visto que, a mentira não serve para esconder a verdade, mas um método para alcançar objetivos.
E quando o objetivo é o uso de dinheiro de terceiros, dá-se sinais na própria documentação. Somados a isso, a ausência de controles por parte do Corpo Diretivo, bem como, falta de monitoramento de um profissional independente como o de Auditoria Mensal.
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Dessa forma, sem acesso ao caso concreto e aos documentos, a Auditoria contribuirá nesta matéria, descortinando alguns procedimentos que podem alertar os leitores, com procedimentos para revisar imediatamente, dentre eles cito:
- Mesmo não havendo ainda obrigatoriedade para a escrituração contábil (elaboração de demonstrações contábeis) para Condomínios, é dever da Contabilidade/Administradora efetuar registro de contas reais e individuais da edificação, dessa forma, as contas (conjuntas, virtuais, pool), não devem ser utilizadas;
- Condomínios devem obrigatoriamente possuir conta corrente própria e individual. A conta pool deve ser transitória, em curto espaço de tempo (usada apenas no período de regularização documental do Condomínio, se necessário).
- Realizar o controle com documentos que garantam a guarda dos saldos nas contas do Condomínio e dentre eles, ressalto, os extratos das instituições financeiras.
Portanto, os extratos bancários devem ser verificados tanto do ponto de vista da movimentação de entradas e saídas de recursos, quanto com relação aos saldos de contas correntes e saldos de aplicações financeiras. Seja com os bancos tradicionais, fintechs ou cooperativas, evitando que as contas não apresentem a transparência devida e deixem que refletir fidedignamente os saldos reais.
O que a Auditoria recomenda?
Para instituir controles, recomendamos nas Auditorias que os Condomínios:
- Possuam centros de custos financeiros, separando o dinheiro de acordo com a finalidade (separar o Fundo de Reserva, do Fundo para Obras etc), sendo prestado contas dos saldos mensalmente;
- Com dinheiro guardado para fins de utilização do Fundo de Reserva e outros Fundos, alocar valores em Aplicações Financeiras em nome do Condomínio, e estas aplicações possuem rendimentos, os chamados rendimentos de aplicações financeiras (considerados pela Auditoria como marcadores do dinheiro guardado);
- Condomínios, como utilizam o rateio de despesas, devem possuir movimentação em instituições financeiras, compatível com a arrecadação. As edificações com déficits (que gastam mais do que o que arrecadam), precisam de Auditoria, ou seja, de monitoramento.
- Além dos cuidados com a movimentação bancária e os extratos, se o Condomínio recebeu nas pastas de prestação de contas, por exemplo, contas de consumo [água, energia elétrica] como quitadas, mas, em dado momento aparecem multas, juros, cobranças e até parcelamentos de contas, devem ser verificados que os valores que estão sob a guarda dos bancos, estarão sendo consumidos.
- Faz-se necessário monitorar, e por isso, indica-se para Condomínios que não incluíram na Previsão Orçamentária a Auditoria Preventiva Mensal, que contratem a Auditoria por Período, em cada troca de Síndico, da Contabilidade e da Administradora, bem como, um Conselho Fiscal atuante, a fim de salvaguardar a edificação.
Além das recomendações expostas, na Gestão de Condomínios deve haver a definição de papéis: quem planeja, quem executa, quem controla, quem monitora. Por fim, posso garantir a todos, isso é mais simples do que parece, e evitaria casos desagradáveis e não palatáveis como esse.
*https://www.metropoles.com/sao-paulo/administradora-da-calote-milionario-em-40-condominios-de-sp
Michele Lordêlo | Especialista em Auditoria Condominial www.grupolordelo.com.br
