Portaria Digital – Como implantar no seu condomínio?

Márcia Rodrigues

5 anos atrás

‘A portaria é o centro de informações do condomínio‘.

Atualmente, as tecnologias estão ganhando espaço e facilitando nossa vida. Inclusive, nos condomínios com a portaria digital. Afinal, como implantar essa novidade no seu condomínio? A gente explica tudo.

Bem como, é na portaria que as pessoas e veículos entram e saem diariamente, 24h/dia, contando aí moradores e estranhos àquela comunidade. Estranhos que muitas vezes se passam despercebidos, levando soluções que mantém as coisas funcionando.

Afinal, temos ainda na portaria, a triagem e entrega de encomendas, das mais urgentes como notificações da justiça e remédios, até os chamados para retirada de alimentação via delivery, que agora durante esta pandemia mais que triplicou a logística.

Tecnologias – Portaria

Conforme, na portaria também temos os pedidos de socorro… o morador indisciplinado que está dando uma festa à 1h da manhã… o outro que vive arrastando as mesas e as cadeiras enquanto o vizinho de baixo está de home-office, tentando manter o equilíbrio entre as contas para pagar e seu psicológico.

De todas estas certezas, além de muitas outras atividades que os nossos fiéis escudeiros travam diariamente, a mais recente é que o mundo abraçou o digital, em todas as esferas – e de uma forma, sem volta.

Agora, a portaria deve caminhar ao digital, os moradores de hoje precisam, e os do futuro exigirão. Não cabe mais o uso de caderninhos, fios remendados para todo lado, bancada cheia de anúncios, entre outros.

Maturidade é a palavra mais importante do momento

Naturalmente, para implantarmos uma cultura digital na portaria, ou melhor, para termos uma portaria digital, precisamos encarar os 3 pilares fundamentais da transformação digital. A tríade para a portaria digital: capacitação + infraestrutura + sistema seguro.

Primeiro fator: Capacitação. O seu porteiro não pode mais desconhecer a internet, teclado e mouse. Existe no mercado diversos cursos de informática, digitação e navegação segura na internet. Ele vai precisar cada vez mais, entender a segurança das informações que tem acesso, o que não acessar, e como proceder para defender os dados pessoais do condomínio.

Segundo fator: Infraestrutura. por exemplo você investiu em um sistema de ponta que controla quase tudo no seu condomínio. Mas a infraestrutura de cabeamentos, servidores, hardwares e toda suas manutenções preventivas e corretivas são muito sensíveis a variações de toda a sorte, como temperatura, umidade, oscilações elétricas, volume do tráfego de dados e até as pequenas instabilidades do solo.

Terceiro fator: Sistema. Agora imagino que o próximo passo é “reduzir custos”, correto? Ou porque não, um sistema “grátis”? Falando a real, vai “brigar” pelo melhor preço entre 3 orçamentos, porque imagina que sistema é tudo igual. Sinto dizer que, não funciona mais desta forma. Contratar um sistema de gestão digital e controle de acessos, é tão complexo como contratar um plano de saúde. O que funciona hoje é “otimizar investimento” cruzando Processos e Entregas, sabendo que seu fornecedor de sistema vai mantê-lo atualizado com as novas demandas do seu condomínio.

Solucionando problemas

Por exemplo, em um condomínio com 400 unidades, cada vez que aparece um visitante ou prestador de serviço na calçada, o porteiro tem que procurar a unidade em um caderno, interfonar e receber autorização.

Assim, desgasta o porteiro e ainda leva uns 10 minutos esta triagem. Isto 100x por dia, dá 16 horas de tempo perdido. O morador utilizando um aplicativo confiável, elimina mais que metade deste tempo do porteiro, que consultaria os dados das unidades em um tela digital, ágil e segura.

Isto é, o resultado é uma economia de 240 horas por mês, totalizando aproximadamente R$ 12.000,00 mensal no caixa do condomínio.

Ou seja, o síndico precisa estar munido de visão de futuro e maturidade, para iniciar um planejamento de transformação digital em conjunto com empresas especialistas neste segmento, através de um caminho que segue o seguinte roteiro:

Roteiro:

Comissão interna para planejamento e acompanhamento da transformação digital, convidando condôminos proativos que tenha experiência em tecnologia, comunicação e/ou direito condominial;
Definição de fornecedores especialistas que atuarão em conjunto com a comissão interna, frente a uma situação 100% digital;
Investimento em sistemas e segurança eletrônica para que, junto com empresas especialistas, desenvolvam projetos onde o tratamento dos dados seja prioridade;
Consultoria para entendimento da LGPD e o direito à privacidade e à proteção dos dados pessoais e sensíveis dos seus clientes internos e externos, estabelecendo regras claras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento destas informações, e
Educação contínua dos colaboradores do condomínio, bem como aos atuais e futuros moradores.

Afinal, a portaria é o centro de informações do condomínio, o mundo está digital e lidar com tantas informações e condições de insegurança, exige maturidade.

Então, você administra condomínios? Então você precisa saber qual o nível de preparo do seu condomínio. A implantação de uma nova cultural digital demanda infraestrutura adequada, capacitação dos colaboradores e um acompanhamento constante para que a agilidade faça parte do seu dia-a-dia.

Quer dizer, síndico(a), como está a interação com seu condomínio? Faça o Auto Diagnóstico agora: https://www.conectcon.com/sindico/.