A análise de balancetes é uma das atividades mais importantes do exercício de gerenciamento de um condomínio, pois o balancete registra e ilustra a situação mensal das atividades financeiras de um condomínio.
Portanto, a soma dos balancetes irá mostrar posteriormente todas as contas de um período e servirá na prestação de contas do síndico.
Por que estamos analisando os balancetes?
É quando desejamos saber as situação econômico-financeira do Condomínio, bem como, se está sendo realizado uma gestão financeira conveniente e não estão sendo realizadas irregularidades (erros) ou ilegalidades (fraudes).
A quem cabe esta análise?
Legalmente cabe aos Conselheiros dar um parecer sobre os balancetes para serem apreciados pela Assembleia dos moradores, na prestação de contas do Síndico. Mas, ao Síndico, em primeiro lugar, ao longo de seu mandato, para saber os resultados de sua gestão e direcionar novas ações. Também aos moradores, para saber a situação, e possibilitar opinar na aprovação na prestação de contas do Síndico.
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O que deve ser analisado:
Pagamentos:
- Pagamentos não identificados;
- Ressarcimento de juros e multas;
- Valores compatíveis com o mercado;
- Pagamentos irregulares e duplicidade de pagamentos regularizados;
- Encargos e despesas lançados em conjunto, dificultando a separação;
- Pagamentos fora do prazo e incompatível com a entrega;
- Que sejam identificados os parcelamentos, os descontos e impostos retidos em relação ao valor pago;
- Uso expressivo de conta pessoal para pagamentos;
- Se não há dívidas judiciais, ou outras contas não pagas, ou ainda manutenções importantes não realizadas.
Documentos:
- Documentos rasurados ou cópias de difícil leitura, ou com indícios de falsificações;
- Documento de pagamento e não somente de agendamento (pois estes podem ser cancelados);
- Assinatura nos recibos e nomes do condomínio nas notas e concordância do proprietário da nota para pagamento em nome diferente.
Caixa e Bancos:
- Extrato da conta confere com a contabilidade, e o do fim do mês anterior, com início do mês;
- Lançamentos e retiradas dos fundos de reserva e outros fundos, se houverem, de valores compatíveis aos investimentos e despesas extraordinárias, com autorização da assembleia;
- Valores elevados em conta bancária sem aplicação.
Ações:
- Prejuízos ressarcidos;
- Atrasos nas entregas dos balancetes e documentos.
Impostos e contribuições:
- Se houve retenção e se estes foram recolhidos;
- CNDS (federal, fgts, municipal e trabalhista) do condomínio e dos principais fornecedores, se não tiver buscar na internet.
Folha de pagamento:
- Conferir os descontos se estão corretos.
- Pagamento de horas extras;
- Pagamentos de vales refeições, transporte e adiantamentos.
Fundo de reserva:
- Se estão sendo depositados;
- Se as retiradas são para pagamento de investimentos ou despesas extraordinárias, aprovados pela assembleia.
Inadimplentes:
- Informe dos atrasados com valores original e corrigidos.
Juros e multas recebidas:
- Emissão e recebimento de multas comportamentais.
Conclusões
Portanto, exigir balancete de mais de um mês para ser comparável, e para verificar variações. Lembrando que pequenas irregularidades podem acontecer, mas se aumentar podem tornar crime.
E antes de acusar, conferir e apresentar embasamento. nesse sentido, puxando um fio solto, podemos trazer todo o novelo. Contudo um pequeno indício pode ser o fio da meada.
Se necessário ligar para algum fornecedor para conferir os valores pagos. Caso a situação seja muito grave, ou em um grande condomínio, sugere-se a contratação de uma auditoria externa.
Por fim, o importante é identificar os desvios e fraudes antes que fiquem grandes. Dessa forma, ao apontar a irregularidade, tente sugerir uma forma de acerto.
Luiz Kiyoshi Nakayama | Síndico Profissional com Certificação 5 Estrelas
