Em um cenário onde a complexidade das relações e a rigidez da legislação aumentam, a gestão de um condomínio vai muito além da simples manutenção. O compliance condominial surge como uma bússola essencial para síndicos e administradoras, garantindo que a gestão seja eficiente, ética, transparente e, acima de tudo, em conformidade com as leis.

No contexto de um condomínio, o compliance é o conjunto de práticas, normas e políticas internas criadas para assegurar que todas as atividades da gestão estejam alinhadas com a legislação vigente, a convenção e o regimento interno. Isso inclui desde a contratação de serviços e a prestação de contas até a resolução de conflitos e a coleta de dados pessoais.

A importância do compliance reside na mitigação de riscos. Uma gestão que não segue as regras está exposta a multas, processos judiciais, prejuízos financeiros e, o mais grave, à perda de confiança dos moradores. Implementar um programa de compliance demonstra profissionalismo e seriedade, valorizando a propriedade e promovendo harmonia.

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Os pilares da conformidade condominial

Um programa de compliance robusto se apoia em alguns pilares fundamentais:

  • Governança: A clareza nas regras, a definição de responsabilidades e a prestação de contas transparente são a base de uma boa governança.
  • Gestão de Riscos: Identificar e avaliar os riscos potenciais (jurídicos, financeiros, operacionais) é crucial para evitar problemas futuros.
  • Controles Internos: Estabelecer procedimentos claros para compras, contratos, contratações e outros processos, criando um sistema de checagem.
  • Monitoramento e Auditoria: Acompanhar de perto o cumprimento das regras e, se necessário, realizar auditorias para verificar a conformidade.
  • Comunicação e Treinamento: Informar os condôminos sobre as regras e treinar a equipe para que todos compreendam a importância da conformidade.

O papel essencial do Síndico e do corpo diretivo

O síndico é o principal responsável pela implementação e manutenção do programa de compliance. Ele é o agente de mudança que deve liderar pelo exemplo, promovendo uma cultura de ética e transparência. O corpo diretivo, por sua vez, atua como um conselho consultivo e fiscalizador, auxiliando o síndico na tomada de decisões e garantindo que as regras sejam seguidas.

Ferramentas e desafios

Para colocar o compliance em prática, é preciso contar com ferramentas e documentos essenciais:

  • Código de Ética e Conduta: Um guia de princípios e normas que devem ser seguidos por todos.
  • Política de Privacidade: Em tempos de LGPD, é fundamental ter regras claras sobre a coleta e o uso de dados pessoais dos condôminos.
  • Checklist de Conformidade: Uma lista para verificar periodicamente o cumprimento das obrigações legais e internas.
  • Contratos e Regulamentos: Revisão rigorosa de contratos com fornecedores e funcionários, garantindo que todas as cláusulas estejam em conformidade.

Apesar dos benefícios, a implementação do compliance não é isenta de desafios. A falta de conhecimento dos gestores, a resistência dos condôminos à mudança e a complexidade da legislação são barreiras comuns. A solução passa por capacitação contínua, comunicação transparente e a adoção de tecnologias.

Ética, equilíbrio e o ESG

O compliance está intrinsecamente ligado à ética profissional. Uma gestão ética trata todos os condôminos com isonomia, evitando privilégios e favorecimentos. O princípio de equilíbrio e igualdade de tratamento é um dos pilares de uma gestão justa, onde as regras valem para todos, sem distinção.

Por fim, o conceito de ESG (Environmental, Social and Governance) tem ganhado espaço na gestão condominial. Integrar práticas ESG significa ir além da conformidade legal, adotando medidas que contribuam para a sustentabilidade ambiental (E), para o bem-estar social da comunidade (S) e para uma governança mais transparente (G).

O compliance condominial é mais do que uma tendência; é uma necessidade para uma gestão moderna, segura e profissional. Ao adotar essas práticas, os síndicos protegem o condomínio de riscos e também constroem um legado de confiança, valorização e um ambiente mais respeitoso e justo.

Vanessa Gantmanis Munis Paione | Síndica e advogada 

Marazul Piscinas