O conceito de compliance tem se tornado cada vez mais relevante no universo dos condomínios, principalmente devido à crescente necessidade de transparência, controle e gestão eficaz.
Implementar o compliance condominial vai além do simples cumprimento de regras e normas legais. Trata-se de uma estratégia abrangente que visa otimizar a administração, garantir a segurança jurídica e promover um ambiente mais harmonioso entre os condôminos.
Mas, o que exatamente é compliance e como ele pode ser aplicado na rotina dos condomínios? Vamos explorar essas questões e entender como essa prática está ganhando espaço em diversas regiões.
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O que é Compliance?
Compliance é o conjunto de ações e processos que garantem que uma empresa ou organização está em conformidade com as leis, regulamentos e normas aplicáveis. O termo vem do inglês “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra ou pedido.
No contexto de condomínios, o compliance envolve práticas de governança que garantem que todas as obrigações legais, administrativas e operacionais estejam sendo cumpridas. A implementação dessas práticas traz mais transparência e segurança para a gestão condominial.
O compliance, no cenário condominial, também pode abranger a criação de políticas internas, como a gestão de dados sensíveis, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além de estratégias para aumentar a eficiência e diminuir conflitos entre os condôminos.
A sua implementação contribui para uma administração mais moderna, organizada e alinhada às exigências legais, minimizando riscos e responsabilidades que possam recair sobre o síndico.
Como aplicar em condomínios?
A implementação de um programa de compliance em condomínios exige uma abordagem sistemática e o auxílio de profissionais especializados, como advogados, contadores e auditores.
O primeiro passo é a realização de um diagnóstico completo, onde são avaliados os processos administrativos, financeiros e operacionais do condomínio. Nesse diagnóstico, verificam-se as conformidades legais, como a validade de documentos obrigatórios, laudos de vistoria e manutenções preventivas.
Após essa avaliação, é possível identificar lacunas e implementar políticas para corrigir falhas e melhorar a gestão condominial.
Um exemplo prático é a criação de um sistema de controle documental, onde todas as ações e decisões do condomínio são registradas de forma organizada. Isso inclui desde a regularização de vistorias, como AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), até a gestão financeira, garantindo transparência no condomínio.
Além disso, um programa de compliance pode incluir a elaboração de políticas específicas para temas críticos, como a LGPD, controle de prestadores de serviços e manutenção preventiva. Isso garante que o condomínio opere dentro das normas e evite multas e penalidades que possam surgir devido à falta de regularização.
Como tem sido a aplicação na região?
Na região do Vale do Itajaí, em cidades como Blumenau e Balneário Camboriú, a aplicação de compliance nos condomínios ainda é uma prática em crescimento. Apesar da importância e dos benefícios dessa ferramenta de gestão, muitos condomínios ainda apresentam uma adoção tímida, principalmente no que se refere à adequação à LGPD.
Mesmo com o aumento da conscientização sobre a importância de uma gestão mais profissional, ainda são observados problemas recorrentes. Como, por exemplo, a falta de documentação atualizada e a ausência de manutenções preventivas.
Entretanto, alguns condomínios já estão adotando políticas de compliance mais robustas, como a implementação de controles rigorosos sobre manutenções, auditorias financeiras e a criação de regulamentos internos mais eficientes.
A expectativa é que, nos próximos anos, o número de condomínios que incorporam essas práticas aumente, sobretudo devido à crescente demanda por maior transparência e segurança nas gestões condominiais.
Além disso, a adoção de tecnologias, como a instalação de placas solares e outras soluções sustentáveis, tem sido uma estratégia incentivada em alguns condomínios da região.
Esses projetos, quando alinhados com um programa de compliance, não apenas garantem a conformidade com as normas ambientais, mas também proporcionam uma redução significativa nos custos a longo prazo.
A implementação de um programa de compliance nos condomínios é uma medida essencial para garantir uma gestão eficiente, transparente e segura. Ao seguir as leis e regulamentações, e adotar boas práticas administrativas, o síndico protege não apenas o patrimônio do condomínio, mas também a sua própria responsabilidade civil.
O compliance, portanto, não deve ser visto como um custo adicional, mas como um investimento que traz benefícios tanto financeiros quanto em qualidade de vida para todos os condôminos.
